取引先がFAXを使っていた
扱っている書類の詳細は明かせないですが、仕事で必要な書類はセキュリティの関係上外部のクラウドサービスは使用できず、郵送するときにも必ず書留にするくらいのもので、せいぜいアナログなFAXでないとだめだということでそれまでお金がかかってもFAXを部署間で、取引先同士で使用していました。
しかし、サービスの低迷と書類の扱いの変更、インターネットセキュリティの工場もあって、インターネットFAXを利用するということになりました。個人的には何がきても操作できますので困りはしないのですが、取引先がずっとお願いしてきていたインターネットFAXを押し付けられただけなのではと、最初は思っていました。
書類提出と書類の受信が楽になった
ひとまずインターネットFAXを使い始めてみると想像以上に作業が楽でデータのやり取りがかなり簡単で早くなりました。やっていることは普通のFAXと同じようでしたが、送った文書が自動でPDFに変換されているので、どこかにデータは残っているだろうとは思いながらも、そのへんは会社のよくわからないインターネットセキュリティの向上というものでカバーできているようです。
コストはかなり安くなって、作業もかなり楽になって個人的には何も困っていることはありません。これなら、取引先が導入を勧めてきていたのも頷けます。使い慣れるのはそれほど難しくはなく、書類もほぼ画質が落ちないままで送りあえるので何の問題もありませんでした。
慣れれば非常に使いやすい
操作に慣れてくるとPDFに手書きで修正を加えたり、PDFからWordに切り替えてデータをもっと効率的に修正して送り返したり、時には専門の文書編集ソフトからもインターネットFAXに送信ができるようだったので、作業スピードが数倍になり、コストが数分の1になりました。メリットしかないというのが正直なところですが、科学の進歩には恐怖すら感じます。
どんどんこのような新しいサービスが出てきていて、古いやり方に固執していると完全に取り残されて他社に負けるだろうというのも分かりました。おそらく、このように古いシステムを一新していって、コストは抑えてスピーディーに仕事ができるようになれば事業の低迷もおそらくすぐに取り戻せるでしょう。インターネットFAXの操作は慣れてしまえば誰にでも簡単にできるものだったので、事務のスタッフでも、掃除のおばちゃんでも作業できそうなほど簡単でした。パソコンやスマートフォンが苦手な方でもこれなら簡単に始められるはずです。
