ログインIDとパスワードで使用できるようになった
インターネットFAXを始めるにあたり、古いFAXは使わなくなったのでそのまま廃棄し、回線契約も電話線からインターネットの方を強くするという方向性になりました。実際にはインターネットFAXを導入してみてかなり良かったので、試してみてから回線契約を変更しています。
インターネットFAXを始めるのはかなり簡単で、新しい機械や設備はほぼ必要なく、今あるパソコン、インターネット環境、スマートフォンだけでOKでした。最初は少し面倒でしたがIDとパスワードを発行することになります。これを元にしてFAXを送受信するのですが、最初に設定してしまえば基本的にずっと使えるようなのでそれほど大変ではありません。
メール送信するのと同じ感覚
インターネットFAXでは、専用の機械に紙を通さなくても、パソコンやiPhoneからメールを送信するような感覚でFAXを送信できます。FAXを受け取る時も同じような感覚で、メールのやりとりがそのままFAXになっているような感じで、正直メールとの違いは分かりません。しかし、先方からFAXが送られてきている場合や、こちらからFAXを送るような場合には、これで送受信できるようにすれば、コストが大幅に削減されるので、今となっては欠かせないものになっています。
これまでのFAXコストに比べると、約5分の1ほどのコストになり、作業スピードは1.3倍ほどになって、インターネット回線に重きをおくようになったために通信費も総合的には安く済むようになりました。トータルではコストは抑えて、経費が減って、利益が上がったという感覚です。
文書はA4に変換されるようだ
個人的にどうしても気になるのが、文書が全部A4サイズになってしまっている点です。仕様上仕方がないもので、特に不便なことはないのですが、A3の種類はかなり文字が小さくなって見えなくなり、B5のものは少し文字が拡大されて表示されているので、見栄えという点ではあまり良くはありません。
特にこのクセを理解していないとせっかくA3で送った文書が文字が小さすぎて見れないという状態になって、送り直しになるので結局コストが掛かります。この辺は最初の1ヶ月のお試し期間に完全に慣れてしまうようにしましょう。ちょっとした料金システムの誤解や、送受信に関係するクセがありますので、インターネットFAXを利用するスタッフの間ではしっかり知識を共有しておいたほうが良さそうです。
