紙の書類はスキャンしてPDFにする
インターネットFAX利用時の一般的なやり取り
インターネットFAXを使用する場合、データを送信する側と受診する側とには2つの異なる通信機器が存在します。例えばパソコンとFAX機器、タブレットとFAX機器、スマホとFAX機器などです。どちらか片方がFAX機器になるという点では共通ですが、従来のFAX通信とは異なり、どちらか片方が様々な電子端末を使って通信可能です。FAXは通常オフィスや自宅に据え付けるもので移動不可能です。しかしポータブルPCやタブレットやスマホは持ち運びが可能なため、FAXデータをどこででも受け取れるという大きなメリットがあります。
インターネットFAXを利用する場合、電子端末を利用する側は一般的にメールで相手にデータを受け取り、相手側のデータもメールで受け取ります。この際送るデータのファイル形式は様々なものから選択可能です。一般的なのはPDFですが、ワードやエクセル、パワーポイント、JPG、GIFなどの画像ファイルを送信する事もできます。どのインターネットFAXを利用するかによって仕様で切るファイル形式は変わってきますが、複数の形式が利用できます。いずれにしても添付するファイルは、既に電子端末上にあるファイルから選ぶ事ができます。例えばパソコンで作成したワード文書を添付したり、タブレットで変換して作ったPDFファイルを添付したりできます。
インターネットFAXの応用
しかしインターネットFAXではすでに端末上にある電子データだけでなく、紙の書類をスキャンしたものを送るという方法も選択可能です。相手に送りたいデータの中には、印刷された紙のデータも含まれるでしょう。
そのような場合には、いったん紙のデータをスキャンして電子端末上のデータにします。そうすることでインターネットFAXを通じて相手に送信可能です。従来のFAX機器がある場合は、もちろんその紙を相手にそのままFAXすることもできますが、そうでない場合にはこの方法になります。
複合機やスマホでスキャン&PDF化が可能
スキャン機能やインターネットFAX機能が一体となった複合機器を使うことで、紙の書類をスキャンしてPDF化することが可能です。またスマホのアプリを使う方法もあります。「Office Lens」などのカメラソフトを使って紙の書類を撮影し、それをPDFとして保存するやり方があります。
もちろんスキャナー機能付きのプリンターを使ってパソコンにPDFファイルとして取りこむ方法もあります。いずれにしてもインターネットFAXでは、電子ファイルも紙の書類でも送信可能です。
