インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、新しいスタイルのFAXサービスのことです。FAXはビジネスシーンでも家庭でも頻繁に使われてきました。例えば建築関係や保険関係、営業職などはもちろん官公庁でもしばしば使われます。家庭の場合は通販商品の注文をする場合にも使います。メールなどに慣れない方の場合は、紙と電話番号を使ったFAXが馴染みがあるでしょう。

インターネットFAXは従来のFAXに様々なメリットが加わったものです。例えばインターネットFAXは従来のFAXのように場所を選びません。特定の場所にいることなくFAXを受け取ることが可能です。また紙媒体ではなく電子データのやり取りを行なうため、保存性に優れています。大切な書類をやり取りする場合は破損や紛失に注意する必要がありますが、電子形態の場合はその点心配が少なくなります。またインターネットFAXはランニングコストも低いです。複合機やメンテナンス料に高いお金を払うことなく、安い月額コストを支払って利用可能です。現代のIT社会において利便性に優れたFAX、それがインターネットFAXです。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXの仕組みを簡単に説明しましょう。従来のFAXは電話回線を使うのに対し、インターネットFAXではインターネット回線を使います。また従来のFAXが特定の機器を使うのに対し、インターネットFAXではメールでやり取り可能です。つまりパソコンやタブレットやスマホがそのままFAX機器として機能します。

例えば建設図面をパソコンから相手にFAXとして送る場合を例とします。まずパソコンからメールを通して図面を送ります。この時メールアドレスを入力するのではなく相手のFAX番号を入力します。するとデータは変換された相手のFAX機器に出力されます。逆に相手がFAX機器を使って図面を送る場合、相手は通常の紙媒体でこちら側に図面を送ります。するとその図面はPDFなどに変換されてメールとして届きます。つまりインターネットFAXではFAXデータと電子端末で読めるデジタルデータとを変換するため、片方の側にFAX機器がなくてもやり取りが可能です。

インターネットFAXの他のメリット

インターネットFAXを使うと、一斉にFAXを送る事や、相手側のFAXをこちら側の複数の端末で受け取ることも可能です。何十何百という相手に同時にFAXを送る事ができるため、時短になります。また送られてきたデータをリアルタイムでデータ共有する事もできます。

紙媒体をボードに貼りつけたり、いちいち回覧する必要がないため、スムーズな業務につながります。このようにインターネットFAXには業務効率化を推進する優れたメリットがあります。